文字號的作用：1、便於公文規範化管理。
2、確定發文字號是機關發文辦理過程中必經程序之一。3、規範發文字號，不僅在公文辦理和公文管理工作中有重要意義，也爲公文歸檔後的查找利用提供了準確依據。
發文字號，簡稱文號，習慣上也稱爲檔案編號，它是發文機關在某一年度內所發各種不同檔案總數的順序編號。發文字號由發文機關的收發文責任部門負責統一編排。發文字號應當包括機關代字、年份代碼、發文順序號聯合行文，一般的以主辦機關爲主體依據編制發文字號。
公文發文字號的作用
文號也稱爲發文字號，由機關代字，發文年號 ，發文順序號組成。
作用主要是：
1、便於檔案的發出
2、便於掌握統計發文的數量
3、便於查詢和引用
4、便於保管的系統性
