應該說，只要是規範的公文，都應該要有文號，文號有助於公文的查詢，方便公文中所列事項的辦理，也方便後續相關工作和溝通的進行，因此一般機關單位的公文都會標註文號。
但現實的情況是，有許多企業在某些時候也需要向政府或其他公司發文，但發文頻率少，尤其與其他企業的往來更多是合同的形式，因此就不會標註公文的文號。
發文字號，由發文機關代字、年份、發文順序號組成。一般是上一級機關確定下一級機關，或本級機關的辦公部門確定本級機關內設機構的發文機關代字。
較爲常見的如X單位辦公部門，上行文使用“X辦”，平行文和下行文使用“X辦發”字號，等等。
