1、稱呼：也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。
2、正文：正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行爲，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”。問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。
問候語之後，常有幾句啓始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來身體是否安康”“近來一切可好”“久未通信，甚念！”之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，可以分爲若干段來書寫，即寫信人要說的話。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混爲一談。
3、結尾。正文寫完後，都要寫上表示祝福的話，作爲書信的結尾。這是對收信人的一種禮貌。祝福的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。一般對長輩都說一些“工作順利”“身體健康”之類的祝福語，而對同學則說一些“學習進步”“天天快樂”之類的話。
祝福語的格式是：在正文寫完之後，另起一行空兩格寫“祝你”、“敬祝”，再另起一行頂格寫上“工作順利”“身體健康”等，後面都不要用標點符號。
如果不用以上祝福語，也可以最一般的“此致”、“敬禮”結尾。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接着主體正文之後，不另起段，不加標點二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚歎號，以表示祝頌的誠意和強度。
4、署名和日期。在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬，可加上自己的稱呼，如您的孫子、您的侄子等，後邊寫名字，不必寫姓。寫給老師則要寫上“您的學生”，空一格寫上自己的姓名。日期只要寫在署名下邊即可。
