檔案發文字號應當包括機關代字、年份代碼、發文順序號聯合行文，一般的以主辦機關爲主體依據編制發文字號。
字號由發文機關代字、年份和序號三部分組成。發文代字由發文機關自行擬定，固定使用，不能經常更改。年份用六角括號括起，順序號不用括號。如“國辦發〔1996〕2號”，即說明這是國務院辦公廳在1996年所發出的第2號檔案“人外發〔1994〕1號”即爲人事部外事司1994年發出的第1號檔案。
發文字號中的年度代碼須用四位阿拉伯數字標識的公曆年份，不應簡化，如使用“87”、“93”等均屬標識不正確。年度代碼應置於六角括號“〔 〕”中。發文字號中的六角括號不是數學公式的中括號或方括號。
