酒店前臺人員在辦理酒店客人入住的時候，如果客人提供的是護照的話，現在只需要將客人的護照透過公安機關在酒店安裝的飯店人員入住登記系統，掃描該護照後將護照資訊進行上傳到該系統記性備案。由於國家現在將酒店安全系統升級後，那麼國內人員入住酒店直接透過身份證的磁條將該身份資訊傳遞至該系統內，並且可以實現實時傳遞。但是護照由於沒有磁條資訊，需要進行掃描後上傳。
酒店前臺收到持護照人員辦理入住，先應該根據護照資訊把那年那日透過那個入關口入境我國，準備停留多久的時間，外文名字按實填寫，什麼事由到我國境內準備做什麼事，屬於哪個國家人民，都一一填好，留下通訊方式後請客人在登記表上簽字確認。後錄入電腦系統上傳公安局対灑店備案的系統。
需要確認什麼類型的護照，護照種類不同，有外交護照，公務護照，普通護照，護照上的簽證也有所不同，有旅遊簽證，有過境簽證，有留學進修簽證，，確認是什麼類型的護照，簽證的類型，需要拍照留影，上傳至外管局，定期持複印件去外管局報備，相關材料要儲存好，隨時準備外管局的臨了
