檔案編碼建議按如下規則：1.檔案編碼結構：1.1擡頭碼：通常是公司簡寫1.2檔案階層碼：表明檔案是哪一層的，比如，屬於質量手冊的用QM來表示1.3檔案類別碼：代表過程，比如：用5來代表與管理職責相關的1.4檔案序列碼：比如，在第5部分，用01來表示質量目標，用02來表示管理評審等等1.5檔案版本碼：表明檔案的版本2.各部分詳細規則：2.1擡頭碼：公司簡寫，用大寫英文表示2.2檔案階層碼：用大寫英文表示，其中，一級檔案質量手冊用QM表示，二級檔案程序檔案用QP表示，三級作業檔案等三級檔案用QW表示，四級表單用QR表示，外來檔案用ED表示。2.3檔案類別碼：代表檔案所屬過程，爲管理規範，用一位阿拉伯數字表示。特規定爲檔案類別碼與ISO9001各個大點相對應：代碼......表示過程......標準4......與體系策劃、檔案、記錄管理相關的......質量管理體系5......與管理職責、質量目標、管理評審相關......管理職責6......與資源管理相關......資源管理7......與產品實現過程相關......產品實現8......與產品、過程測量和監視、持續改進有關......測量、分析與改進2.4檔案序列碼：爲兩位阿拉伯數字，本部分，從01開始，直到99，在實際編寫中，儘量與標準條文小點對應，比如：比如，在第5部分，用01來表示質量目標，用02來表示管理評審等等2.5檔案版本碼：表明檔案的版本，用一位大寫英文字母和一位阿拉伯數字組成，如：A/0。比如：ABC/QP/501—A/0閱讀者能夠很清楚地知道，這個檔案是一個關於管理職責部分的A/0版程序檔案ABC/QW/501—A/1關於管理職責部分的A/1版本的三級檔案ABC/QR/501—A/1關於管理職責部分的A/1版本的記錄表單ABC/ED/501—A/1關於管理職責部分的A/1版本的外來檔案採用上述編碼規則的好處在於：閱讀者清楚檔案分類和屬性編寫者清楚，在新編一個檔案的時候，如何進行明確準確編碼。
